Fluxogramas são úteis (e legais!) e a gente pode provar!

Quem não gostaria de uma ferramenta que alinhasse todas as etapas entre os times e stakeholders e ainda deixasse os processos mais fáceis de entender e visualizar? Bom, essa ferramenta já existe e se chama fluxograma.

Representação de um fluxograma desenhado a lápis em uma folha de papel, com uma mão segurando a folha e a outra, segurando o lápis.
Imagem — Freepik

Podemos dizer que fluxogramas são diagramas ou representações gráficas de um processo. Através deles, é possível fazer com que etapas, sequências e jornadas se tornem mais visuais e, consequentemente, mais fáceis de entender.

Um fluxograma é estruturado em sequência e utiliza símbolos tidos como universais exatamente para facilitar esse entendimento, independentemente de quem analisa ou o contexto em que está empregado.

E além de facilitar a visualização e o entendimento de processos, eles também podem ajudar:

  • Nas tomadas de decisão
  • No mapeamento de novos processos
  • Na estruturação da jornada da pessoa usuária
  • A tornar a solução de problemas algo mais dinâmico
  • A encadear atividades, fluxos e boas práticas
  • A perpetuar a cultura da empresa e as jornadas de serviços
  • A melhorar os processos de co-criação e validação com clientes e stakeholders

Fluxogramas e a BPMN

As pessoas que utilizam um fluxograma devem conseguir interpretá-lo só de olhar. Por isso é tão importante utilizar símbolos universais, que façam sentido independentemente se você acabou de chegar ao time ou se já pertence à equipe.

Hoje, a forma gráfica para a descrição dos fluxogramas mais conhecida é a simbologia BPMN, ou Business Process Model and Notation. Ela trouxe símbolos gráficos que muitos profissionais utilizam, ou fazem releitura. E quanto mais se usa esses símbolos, mais os fluxogramas se tornam práticos.

O BPMN trabalha com três grupos de elementos: piscinas e raias, objetivos de fluxo e os objetivos de conexão. Confira:

Piscinas e raias

A piscina representa o processo que está sendo mapeado, enquanto as raias, a equipe responsável pelas tarefas e as atividades modeladas dentro do espaço.

Representação do que seria uma piscina e suas raias, dentro de um fluxograma

Objetos de Fluxo

São os principais elementos gráficos do fluxograma e definem o comportamento do processo.

representação e legenda de todos os sinais usados em um fluxograma

Objetos de Conexão

Representam a forma como os objetos de fluxograma se conectam. E todos os objetivos precisam estar conectados através das setas para que o sistema interprete o fluxo da forma esperada.

representação dos tipos de seta que são usadas num fluxograma

Confira um exemplo de fluxograma utilizando todos os três grupos do BPMN:

exemplo de como um fluxograma pode ser criado

3 dicas para criar o seu fluxograma

Agora que a gente já viu que fluxogramas podem facilitar todo o seu trabalho e são super úteis para o seu time e demais pessoas ligadas ao seu projeto, que tal umas dicas para construí-lo da melhor forma possível?

1. Faça uma prévia do seu fluxograma

Rabisque! Faça uma prévia mesmo que seja à mão para você entender como o seu fluxograma vai funcionar. Uma vez entendido que ele funciona e cobre os processos já mapeados, você pode passá-lo para ferramentas digitais específicas para construção de fluxogramas. Algumas que você pode usar:

2. Antes de implementá-lo, teste com a equipe

Peça para que outras pessoas analisem o fluxograma, leiam os rótulos… Só assim você saberá se o que você estruturou vai ser, realmente, compreendido por outras pessoas.

Aqui vale reforçar a importância de manter os princípios do design, como usar cores consistentes e manter um padrão visual. Isso ajuda as pessoas a associarem uma cor a cada ação. E lembre-se de trabalhar com legendas no fluxograma para ajudar quem ainda não está familiarizado com a BPMN.

3. Simplifique sempre que possível

Lembre-se: a ideia é facilitar a visualização e o entendimento. Então, tente manter seu fluxograma em uma única página. Isso facilita a visualização, o entendimento e até mesmo que as pessoas não se percam. Por isso, tente simplificá-los sempre que possível.

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